Keskity juhlimiseen – osaava pitopalvelu järjestää juhliisi ruoat, tarjoilun ja ohjelman

Monille ihmisille juhlien järjestäminen on helppo juttu. Jos ei kuitenkaan ole paljon käytännön kokemusta leipomisesta tai juhlien ruokatarjoilujen suunnittelusta, kannattaa turvautua ammattilaisten apuun. Pitopalveluiden palvelutarjonta kattaa kaikenlaisten juhlien järjestämisen häistä hautajaisiin ja rapujuhliin. Markkinoilta löytyy paljon eritasoisia pitopalveluyrityksiä, joiden kilpailuttamisella voi säästää ison summan rahaa. Pitopalvelun huoleksi voi jättää koko juhlan järjestämisen tai ostaa niiltä esimerkiksi osan juhlien tarjoiluista.

Kannattaako tehdä itse vai palkata pitopalvelu?

Juhlien suunnittelussa lähtökohtana on, minkä tasoiset juhlat haluaa järjestää, esimerkiksi ruokatarjoilun osalta. Pitopalvelun palkkaamisen vaihtoehtona on valmistaa itse niin paljon kuin osaa ja jättää loput pitopalvelun huolehdittavaksi. Vaihtoehtoisesti pitopalvelusta voi myös tilata vain suuritöisimmät herkut, kuten täytekakut, ja keskittyä itse helpommin valmistuviin pikkuleipiin. Pitopalvelun avulla pystyy järjestämään hyvinkin tasokkaat juhlat, mutta se näkyy myös laskussa: täyden palvelun juhlien hinta voi nousta nelinumeroiseksi.

Pyydä tarjoukset ja varaa pitopalvelu ajoissa

Pitopalveluille kiireisintä aikaa on kevät ja valmistujaisten aika toukokuun lopulla. Ensimmäisiä varauksia esimerkiksi yo-juhlia varten tehdään jopa vuotta aikaisemmin, erityisesti kun ruokien lisäksi halutaan tilata myös tarjoilijoita ja vuokrata astioita. Usein juhlaruoat yritetään ensin tehdä itse, mutta viime hetkellä käy ilmi, ettei aika yksinkertaisesti riitä kaiken hoitamiseen. Pitopalveluun otetaankin yhteyttä, kun stressi pukkaa ja järjestelyt eivät enää onnistu omin voimin.

Tarjouspyyntöjä kannattaa lähettää useille pitopalveluille. Tarjouksia vertaillessa täytyy muistaa, että laadukkaasti valmistetun ruoan tilaaminen pitopalvelusta ei ole halpaa. Halvinta tarjousta ei siis välttämättä kannata valita, sillä silloin ei todennäköisesti saa juhliinsa kovinkaan laadukasta tarjoilua. Jos pitopalvelun tarjoaman palvelun hinta jää alle 20 euron henkilöltä, saattaa se olla merkki siitä, ettei ruoan valmistuksessa todennäköisesti nähdä paljon vaivaa. Asiaa kannattaa kysyä pitopalveluyrityksiltä tarjouksia vertaillessa.

Osaava pitopalvelu säästää aikaa ja vaivaa

Harvoissa kotikeittiöissä on tilaa ryhtyä leipomaan tarjottavia isolle vierasjoukolle ja usein kotikeittiön jääkaappiin ei myöskään mahdu useita täytekakkuja. Kun juhlia ryhdytään järjestämään itse, varataan tarjottavia ruokia usein myös liian suuria määriä. Näissä tilanteissa pitopalvelun edut tulevat esiin: ammattilaisten on helpompi arvioida, kuinka paljon tarvitaan makeita ja suolaisia tarjoiluja tai juhlajuomia. Tällä tavalla säästyy myös rahaa, kun ruokaa ei mene hukkaan.

Pitopalvelua valitessa tulee tarkistaa, kuinka joustavia yrityksessä ollaan juhlien ruokalistan ja tarjoilun suhteen. Parhaimpien yritysten kanssa asiakas pystyy suunnittelemaan täysin omien toiveidensa mukaisen, juhlien teemaan sopivan tarjoilun. Palveluvalikoimaan vaikuttaa eniten pitopalvelun koko: isommat juhlapalvelut kykenevät järjestämään asiakkaalle enemmän valinnanvaraa. Ruokalistaa suunnitellessa pitopalvelusta voi myös kysyä, mistä ruokien raaka-aineet tulevat ja ovatko ne paikallisia. Parhaat pitopalvelut lähettävät asiakkailleen etukäteen maistiaisia juhlissa tarjottavista ruoista.

Uusia trendejä juhlien tarjoilupöytään

Perinteisesti suomalaisten juhlien tarjoilupöydän katseenvangitsijana on ollut täytekakku tai pullakranssi. Viime vuosina juhlien ruokatrendit ovat kuitenkin muuttuneet ja pitopalveluissakin tarjoilujen joukkoon on tullut yhä enemmän suolaisia herkkuja, sillä monet pitopalvelut hakevat ruokalistaa suunnitellessaan vaikutteita maailmalta. Juhlapöytään ei siis välttämättä enää tuoda karjalanpaistia eikä voileipäkakkuakaan, ellei asiakas niitä erityisesti toivo. Myöskään perinteiset suosikit, kuten karjalanpiirakat tai lihapullat, eivät enää takavuosien tapaan ole pakollisia tarjoilupöydässä.

Pitopalveluista kerrotaan, että 2010-luvun aikana suomalaisten juhlien tarjoilupöydät ovat muuttuneet jonkin verran. Ennen juhlapöytään toivottiin aina voileipäkakkua, viime vuosina suolaisten herkkujen kirjo on monipuolistunut ja mukaan on tullut paljon maailmalla suosittuja cocktailpaloja ja sormisyötäviä. Voileipäkakkukin on toki yhä monien suosikki, mutta nekin ovat muuttuneet vuosien varrella majoneesi- ja kaloripommeista kevyemmiksi tarjottaviksi. Laadukkaimmilta pitopalveluilta löytyy myös valmiita menuehdotuksia juhliin, kuten esimerkiksi Italia-aiheinen ruokalista.

Enemmän kuin pitopalvelua

Pitopalvelun lopulliseen hintaan vaikuttavat tarjoiltavien ruokien lisäksi muut tilattavat palvelut. Tarvittaessa kaikki juhlaan liittyvät yksityiskohdat voi jättää juhlapalvelun huoleksi ja keskittyä itse pelkkään juhlimiseen. Pitopalvelun kautta voi ruokien lisäksi tilata juhlaan astiat, juhlatilan somistelun sekä juhlien henkilökunnan. Jos oma koti on liian pieni esimerkiksi valmistujaisjuhlien järjestämiseen, pitopalvelu auttaa vaihtoehtoisen juhlatilan etsinnässä. Myös juhlien jälkeisten kiitoskorttien lähettämisen voi halutessaan jättää pitopalvelun huoleksi.

Pitopalveluiden palvelutarjonnan kattavuus vaihtelee suuresti, isoimmat pitopalveluyritykset pystyvät tarjoamaan asiakkailleen muiden palveluiden lisäksi esimerkiksi ohjelmapalveluita. Pitopalvelun avulla juhlaan voi järjestää juhlan teemaan sopivaa ohjelmaa, esimerkiksi ilotulituksen häihin, stand up -koomikon rapujuhliin tai drinkkien valmistukseen liittyvän kurssin yrityksen pikkujouluihin. Monissa pitopalveluissa vain taivas on rajana, kun juhlien ohjelmaa suunnitellaan. Joidenkin pitopalveluiden palkkalistoilta löytyy myös ammattijuontajia tai esimerkiksi taikuri lasten syntymäpäiville.

Tavoitteena järjestää yksilölliset juhlat

Onnistuneiden juhlien menestysreseptin tärkein asia on olla ajoissa liikkeellä. Pitopalvelut pyrkivät aina siihen, että juhlat tilaava asiakas tai juhlapäivän sankari saa mieleisensä juhlat. Siksi pitopalveluun kannattaa olla yhteydessä hyvissä ajoin, jotta suunnittelu voidaan aloittaa asiakkaan omien toiveiden pohjalta. Lähtökohtana pitopalvelun valinnalle on, minkälaiset juhlat haluaa järjestää: valintaan vaikuttavat muun muassa vierasmäärä, juhlien teema, juhlapaikka jne. Tarvittaessa pitopalvelu järjestää koko juhlan ruokatarjoiluista ohjelmaan.

Moni iloinen juhla saattaa muuttua liian raskaaksi, jos juhlien järjestämisestä ei ole aiempaa kokemusta ja siksi pitopalvelun palkkaaminen avuksi on kustannuksista huolimatta harkitsemisen arvoinen asia. Onnistuneita juhlia muistellaan vielä vuosienkin kuluttua, osaava pitopalvelu auttaa juhlasuunnitteluissa ja on parhaimmillaan ikimuistoisten juhlien tärkein menestystekijä. Juhlia järjestettäessä on lopulta kyse vieraille tarjottavasta ikimuistoisesta päivästä ja hyväksi havaittu pitopalveluyritys voi myös saada pysyvän roolin kaikissa elämän juhlatilanteissa.